Bürgerservice Karlsruhe

Hier finden Sie alle Informationen rund um die Rechnungsstellung an die Stadt Karlsruhe

Rechnungsversand an die Stadtverwaltung Karlsruhe

Bei der E‐Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dies ermöglicht der Stadtverwaltung Karlsruhe eine durchgängig digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge.

Die Stadtverwaltung Karlsruhe akzeptiert gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Landes Baden‐Württemberg (ERechVOBW) und des Bundes (Wachstumschancengesetz) Rechnungen in elektronischer Form in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD‐Rechnung.

Bis zum 31.12.2026 (Übergangsregelung des BMF) bevorzugen wir jedoch noch Rechnungen im PDF-Format. Bitte senden Sie Ihre Rechnung als PDF-Dokument ausschließlich an unseren zentralen elektronischen Rechnungseingang: rechnung@karlsruhe.de.

Sollten Sie dennoch XML-basierte Rechnungsformate senden wollen, so beachten Sie bitte die Informationen unseres IT-Dienstleisters Komm.ONE zu den Datenfeldern (siehe Anlage "Felddefinitionen E-Rechnung" im Abschnitt "Formulare und weitere Angebote").

Bitte beachten Sie zudem:

• Tragen Sie unbedingt unsere Referenzierungsnummer (=Bestellnummer) in das Feld BT-10 ein. Falls Sie eine Mittelbindungsnummer haben, so ist diese in Feld BT-19 einzutragen.
• Die Stadt Karlsruhe hat keine Leitweg-ID. Diese ist nur dann notwendig und vorgeschrieben, wenn Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Landes Baden-Württemberg gestellt werden. Rechnungen an die Stadt Karlsruhe werden jedoch über rechnung@karlsruhe.de direkt an den Rechnungseingang der Stadtkasse gestellt. Rechnungssteller profitieren dadurch von einer schnelleren Rechnungsbearbeitung. Anstelle der Leitweg-ID ist die Referenzierungs- oder Mittelbindungsnummer zu verwenden (siehe oben).
• Wir bevorzugen das ZugFeRD-Format.
• Sollten Sie uns das Format XRechnung senden, dann bitten wir um Folgendes:
  • Betten Sie bitte die PDF-Rechnung als Anlage in den XML-Datensatz ein. Die Programme zum Erstellen einer XRechnung bieten meist die Option, weitere Dokumente (wie Stundenzettel, Lieferscheine oder die visuelle PDF-Rechnung selbst) als Anlage hinzufügen.
  • Derartige Anlagen dürfen nicht separat als E-Mail-Anhang verschickt werden, sondern müssen zwingend in die elektronische Rechnung eingebettet sein.

Wichtige Hinweise zum Versand als PDF per E-Mail:
• Geben Sie auf jeder Rechnung unsere Bestellnummer an. Diese Nummer wird Ihnen mit der Bestellung vom jeweiligen Fachamt genannt. Sie muss unbedingt freistehend auf Ihrer Rechnung ausgewiesen sein. Wichtig: Ohne Bestellnummer kann die Verarbeitung nicht automatisch erfolgen und es kommt zu Verzögerungen.
• Senden Sie pro E-Mail nur eine Rechnung.
• Das Rechnungsdokument sollte den Namen „Rechnung.pdf“ tragen.
• Belege wie Arbeitsnachweise, Rapportzettel oder Lieferscheine können Sie als separate Dateien mit der Bezeichnung „Anlage.pdf“ beifügen.
• Bitte verwenden Sie das PDF-Format (unverschlüsselt).
• Senden Sie Ihre E-Mail direkt an die oben genannte Adresse – nicht an persönliche Postfächer.
• Rückfragen zu Ihrer Rechnung richten Sie bitte an Ihre bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner im Fachamt oder an: rechnungsteam@karlsruhe.de

Leitweg-ID
Die Stadtverwaltung Karlsruhe nimmt nicht am zentralen Rechnungseingangs‐Portal des Landes Baden‐Württemberg (ZRE) teil, daher ist keine Leitweg‐ID erforderlich. Bitte senden Sie Ihre E‐Rechnungen unter Beachtung der oben genannte Hinweise ausschließlich an rechnung@karlsruhe.de.

Rechnungsversand per Post
Sollte Ihnen der elektronische Versand nicht möglich sein, können Sie Ihre Rechnung auch in Papierform an folgende Anschrift senden:

Stadt Karlsruhe
Bestellnummer
Postfach 62 69
76042 Karlsruhe

Bitte beachten Sie, dass wir ressourcenschonend gerne auf Papierrechnungen verzichten: Senden Sie uns Papierrechnungen daher bitte nur in Ausnahmefällen.